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No âmbito do Regulamento das Máquinas Fiscais, os sujeitos passivos são obrigados a cumprir um conjunto de procedimentos em todas as transacções diárias relativas a vendas de bens ou prestação de serviços, nomeadamente:

  1. Adquirir máquina fiscal num fornecedor ou distribuidor autorizado; 
  2. Assegurar que a máquina fiscal lhe seja entregue juntamente com o respectivo boletim de inspecção no acto de sua aquisição;
  3. Garantir que o boletim de inspecção seja guardado próximo ao local onde a Máquina Fiscal estiver instalada;
  4. Conectar a Máquina Fiscal ao sistema e assegurar que nele são electronicamente transmitidas todas as transacções de vendas e de prestação de serviços; 
  5. Seguir o prescrito nos manuais de uso do fabricante, na activação, manutenção e utilização da Máquina Fiscal;
  6. Assegurar que o fornecedor realize as manutenções regulares das Máquinas Fiscais; 
  7. Utilizar a Máquina Fiscal em todas as transacções diárias relativas a vendas de bens ou prestação de serviços; 
  8. Introduzir na Máquina Fiscal toda a informação relativa às transacções efectuadas e conservar em local seguro quaisquer talões fiscais gerados a propósito, quando os clientes do sujeito passivo não puderem fazer-se presentes no decurso ou após as transacções de vendas ou de prestação de serviços;
  9. Emitir talão fiscal para os pagamentos das vendas efectuadas e serviços prestados;
  10. Certificar-se de que cada talão fiscal emitido ostenta o logotipo fiscal;
  11. Certificar-se de que cada factura ou venda a dinheiro processada por computador apresenta assinatura electrónica emitida por Máquina Fiscal apropriada, nos termos do n.º 3 do artigo 31 do Código do IVA;
  12. Entregar à Administração Tributária o resumo mensal de vendas extraído da Máquina Fiscal;
  13. Cumprir as directrizes de segurança de operação do fabricante da Máquina Fiscal, quanto à qualidade e regularidade de fornecimento de energia eléctrica aos estabelecimentos onde estas estiverem em uso;
  14. Manter uma cópia dos dados das transacções diárias relativas às vendas de bens ou prestação de serviços armazenados na máquina fiscal, em dispositivo electrónico apropriado, para efeitos de continuidade do negócio e confrontação dos mesmos pela administração tributária;  
  15. Não usar no mesmo local outro tipo de equipamento de facturação incompatível com as Máquinas Fiscais tipificadas no Regulamento Ministerial;
  16. Expor em local bem visível e próximo da Máquina Fiscal um aviso ao consumidor, em português e em inglês, de acordo com o modelo do Anexo II do Regulamento;
  17. Assegurar vínculos contratuais com o fabricante autorizado do equipamento de modo a garantir o seu fornecimento ininterrupto;
  18. Estabelecer um ou mais centros de assistência técnica e distribuição, com técnicos devidamente treinados, bem como, armazém de sobressalentes e acessórios disponíveis aos sujeitos passivos por um período não inferior a cinco anos, a contar da data em que o último lote de equipamento foi fornecido;
  19. Remeter à Administração Tributária um relatório das manutenções realizadas numa base trimestral;
  20. Assegurar que os seus técnicos autorizados registem prontamente no boletim de inspecção, seguido de notificação imediata ao seu centro de assistência técnica e distribuição e à Administração Tributária, qualquer indício de anomalia com a Máquina Fiscal, nomeadamente:
a) Violação ou rasuras do selo da máquina fiscal
b) Defeitos ou mau funcionamento de acordo com os termos do regulamento e das especificações técnicas das Máquinas Fiscais;
c) Falta de certificação ou de registo do equipamento na Administração Tributária
d) Alterações ou tentativa de modificação de dados e partes do equipamento.