Procurement, um papel de relevo na gestão logística
Com a evolução dos tempos, as empresas começam agora a perceber a importância do processo de compra. Se, até há pouco tempo, muitas empresas não tinham este processo estruturado, hoje, há uma crescente adesão a este fenómeno, existindo cada vez mais empresas a apostar na otimização do processo de compra.
Compra e Procurement, qual a diferença?
O termo Procurement deriva do latim procurare, cujo significado está relacionado com a gestão de negócios alheios. Numa tradução mais liberal, este termo poderá ser traduzido para aquisição, compra ou aprovisionamento de bens ou serviços. No entanto, o Procurement vai muito além dos processos de compra propriamente ditos. Englobando diversos elementos, etapas e tarefas relacionadas com a gestão de toda a cadeia logística de uma empresa, o processo de procurement é estrutural e tem um impacto decisivo nos resultados do negócio.
Muitas vezes confundido com o simples processo de "compras”, o Procurement vai muito além do típico trabalho de adquirir, receber e pagar abastecimentos para a empresa, sendo este apenas um dos muitos processos incluídos neste termo.
Assim, para fazer justiça a este conceito tantas vezes minimizado, convém reforçar que Procurement está relacionado com todo o ciclo logístico da relação entre a empresa e o fornecedor e permite a total rastreabilidade do processo, desde um pedido de cotação até à receção da encomenda e respetiva faturação. Ou seja, nele estão incluídos processos que vão desde a procura dos melhores fornecedores existentes no mercado, até ao acompanhamento de todas as etapas relacionadas com o pós-compra.
Resumidamente, podemos associar as seguintes tarefas ao Procurement:
- Cotação, avaliação e seleção dos fornecedores;
- Negociação entre a empresa e fornecedores;
- Gestão de contratos;
- Aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços;
- Transporte, logística e recebimento de pedidos;
- Avaliação de desempenho dos fornecedores.Procurement vs Sourcing
Dois termos que vemos recorrentemente associados são o Procurement e o Sourcing. Embora ambos possam parecer idênticos, na verdade referem-se a coisas diferentes. Sourcing representa uma série de processos relacionados com a procura de novos fornecedores no sentido de encontrar melhores preços ou produtos com melhor qualidade. Já o Procurement, como vimos anteriormente, refere-se a um processo muito mais geral onde o Sourcing representa apenas uma etapa do ciclo.
E-Procurement - O que é?
Outro conceito que encontramos recorrentemente associado a este termo é o E-Procurement. Segundo a Supply Chain Magazine, "esta variação é a automação de todas as etapas necessárias para as compras B2B, e é muito mais abrangente que o e-commerce, pois não se limita à compra e venda de produtos ou serviços num endereço eletrónico, pois vai desde a pesquisa de fornecedores até à compra.”
De que forma o Procurement auxilia o processo de compras?
O Procurement é uma das melhores ferramentas para melhorar a estratégia de compras das empresas. De forma a aplicar a estratégia o mais corretamente possível, é necessário assegurar o cumprimento das seguintes tarefas:
1 - Análise de necessidades internas
Com o Procurement pretende-se olhar para as necessidade e objetivos da empresa, de forma a perceber quais as diretrizes e estratégias que devem ser aplicadas de forma a satisfazer as necessidades identificadas.
2 - Pesquisa de mercado
Depois de perceber as suas necessidades, a empresa deve olhar para o mercado, procurando as últimas tendências e as melhores soluções para colmatar as necessidades identificadas. É nesta fase que identifica os melhores parceiros para a execução das tarefas e avalia se estes cumprem os requisitos estabelecidos.
3 - Registo de transações
Todas as transações são registadas e monitorizadas por um responsável de forma a construir um histórico que permita identificar previamente as necessidades associadas a cada época do ano. Isto inclui, por exemplo, a evolução dos preços e a qualidade dos fornecimentos.
4 - Verificação de pedidos
O Procurement é também responsável por receber os pedidos e confirmar se tudo está alinhado com o pretendido e de acordo com os contratos.
5 - Avaliação de fornecedores
Depois de identificados os fornecedores e confirmada a receção da mercadoria, é importante que as empresas tenham estratégias para avaliar o seu desempenho, percebendo se os fornecedores estão a corresponder às espectativas ou não.
6 - Consultoria jurídica
Além de todo o processo de Sourcing, negociação e verificação dos pedidos, o Procurement engloba também serviços de suporte jurídico que poderão ajudar as empresas na elaboração de contratos com fornecedores.
7 - Padronização de processos
Por último, o Procurement procura construir uma gestão de compras mais eficiente, com custos reduzidos e com uma otimização do tempo gasto em processos. Além de ajudar a melhorar a relação entre fornecedor e cliente, o Procurement padroniza todos os processos relativos às compras.
Procurement, mais vantagens se estiver na cloud
Uma das melhores formas de gerir oProcurementé através desistemas especializados para o efeito, alojados na cloud. Os processos ficam todos centralizados num portal de compras onde regista os pedidos, comunica com os fornecedores, recebe e aprova as cotações efetuadas no portal, aprova faturas para pagamento e acompanha o respetivo estado de liquidação. Ainda que separados fisicamente, todos os intervenientes estão conectados, e o processo de compras torna-se perfeitamente fluído.
Com a plataforma de Procurement da PRIMAVERA centraliza todos os processos num portal online, e acompanha em tempo real o estado de cada operação, a origem de cada documento e respetivos intervenientes. Todo o processo de compras fica centralizado e à distância do equipamento móvel com acesso à internet mais perto de si.
