A automatização na Gestão Documental integrada na Administração Pública
"Gestão Documental: Ramo da gestão responsável pela eficiência e pelo controlo sistemático da criação, receção, manutenção, utilização e disposição dos registos, incluindo os processos de captura e dos quais mantém evidências e informação acerca das atividades de negócios e transações sob a forma de registos.”
ISO 15489-1:2001 - Information and documentation - Records management - Part 1: General
A implementação de uma solução de Gestão Documental e de Processos é, nos dias de hoje, imprescindível ao bom funcionamento de qualquer organização e na esfera da Administração Pública, enquanto sistema de órgãos, serviços e agentes do Estado e de outras entidades públicas que visam a satisfação regular e contínua das necessidades coletivas, um pilar fundamental para a manutenção dessa comunicação/relação.
Num momento em que o volume de informação produzida e partilhada a cada ano que passa é cada vez maior (e por vezes distribuída por diferentes repositórios/sistemas de informação que não comunicam entre si), a sua perda e dificuldades de acesso rápido a essa informação é potenciada. A Gestão Documental tem sido, por isso, e cada vez mais, uma prioridade dos gestores das organizações como forma de garantir mais do que a tomada de decisões, a qualidade dessas mesmas decisões, servindo de prova dessas decisões.
A Gestão Documental permite uniformizar os processos de trabalho, classificação, aprovação e arquivo da informação de uma forma estruturada e centralizada, evitando perdas de tempo e de informação, e resultando numa mais rápida recuperação da informação e, consequentemente, uma rápida resposta às necessidades dos cidadãos e empresas, assegurando aqueles que são os seus direitos e necessidades.
A Gestão Documental tem, pois, como objetivo gerir todo o ciclo de vida dos documentos que são recebidos ou produzidos no contexto das atividades e finalidades da organização, espelhando os respetivos procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivo, de forma a garantir que nenhuma informação é perdida.
Sendo os documentos produzidos e recebidos a base de toda a atividade da organização, falamos, por isso, do sistema que é o mais transversal a toda a organização, abarcando desde as atividades de suporte à atividade da organização (por exemplo, a gestão de recursos humanos, gestão financeira, etc.) até àquelas que visam a prossecução da sua missão perante a sociedade. Abrange, por isso, todos os colaboradores da organização, desde o topo (chefias), até aos administradores de sistemas e restantes colaboradores dos mais diversos níveis. Em suma, todos os que produzem documentos como parte das suas tarefas diárias.
Sendo uma componente transversal a toda a organização, é importante que não funcione de forma isolada da restante organização (e dos restantes sistemas de informação produtores de informação).
Garantir a integração do sistema de Gestão Documental com outros sistemas como o ERP torna-se, neste contexto, claramente uma grande vantagem, na medida em que assegura uma maior automatização de processos de negócio e de decisão. Garantir que os sistemas comunicam entre si metadados, e com fiabilidade, garante uma maior rapidez de resposta, utilizando informação mais fiável e disponível em tempo real. Para que tal aconteça, recorre a uma interface programática (API – Application Programming Interface), que permite a ligação entre os vários sistemas de informação com que os utilizadores interagem, sem necessidade de qualquer interface específica com o utilizador.
Em contexto de interação com sistemas de Gestão Documental falamos, entre outras, de integrações com ERP em sistemas específicos de negócio como a integração com sistemas financeiros, patrimoniais, logísticos e de recursos humanos para criação e alteração de documentos, circuitos de aprovação e tratamento de documentos.
Ter consciência destas possibilidades de interligação traz também uma perceção daqueles que são os reais ganhos no dia a dia:
- Gestão de toda a informação da organização de uma forma centralizada e mais estruturada, integrando todas as áreas da organização.
- Redução do volume de circulação de papel, havendo apenas uma cópia do documento em formato eletrónico.
- Diminuição dos custos relacionados com tempo perdido pelos colaboradores a introduzir dados manualmente (quando pode ser feito automaticamente).
- Evitar os habituais erros involuntários na inserção/comunicação de dados manualmente, ganhando-se eficiência operacional e informação mais fiável e atualizada.
- Melhoria e mais rápida articulação entre diferentes intervenientes, internos e externos, envolvidos nos vários processos.
Este é um modelo de trabalho e informação que se encontra disponível no sistema de Gestão Documental Filedoc integrado no ERP PRIMAVERA. Um conjunto de interfaces baseados em webservices permite integrar ERP e Gestão Documental, automatizando a leitura ou gravação de informação em ambas as componentes.
