Como automatizar a faturação do seu negócio online?
Com as medidas de distanciamento social e o confinamento obrigatório – fruto do surto da COVID-19 –, as empresas que não fecharam atividade viram-se obrigadas a encerrar o atendimento presencial. E este foi o primeiro impulso para muitos negócios migrarem para o online.
Seja uma loja online, seja um marketplace ou outra plataforma de venda, esta aposta no digital foi o resultado da reinvenção dos negócios impactados pela pandemia. Contudo, para começar um negócio online existem várias questões técnicas que devem ser consideradas e que vão muito além de um plano de negócios. Não basta escolher a melhor plataforma. Não basta vender. A faturação é um processo crucial de qualquer negócio. E a única forma sustentável de emitir faturas no momento da compra é ao automatizar a faturação.
Porquê automatizar a faturação?
Já é redundante falar das vantagens da automatização – no geral –, mas existem 4 grandes benefícios para qualquer negócio online que a automatização deste processo oferece:
- Otimização de custos e maior produtividade: Ao automatizar a faturação online, não será necessário incorrer em custos extra com um colaborador para fazer aquilo que é possível automatizar com as ferramentas certas. O processamento de faturas deixa de ser uma prioridade e os colaboradores podem focar-se naquilo que é realmente importante e acrescenta valor ao negócio.
- Organização e informação sempre atualizada:a verdade é que o trabalho manual está muito sujeito a erros. Ao automatizar a faturação, além do notável aumento de produtividade e otimização de custos, toda a gestão e processamento de documentos de faturação é agilizado. A informação está segura e os erros são minimizados.
- Segurança: A automatização da faturação é o passaporte para a tranquilidade. Sem o risco de erro humano e sem tarefas repetidas, a automatização garante, não só uma performance de excelência, mas a segurança máxima de processamento de faturas.
- Conformidade Fiscal: Além da segurança e produtividade, ao automatizar a faturação está, garantidamente, a cumprir todos os requisitos legais e fiscais associados ao processo de faturação, uma vez que esta automatização depende da aposta em plataformas de faturação certificadas pela Autoridade Tributária. Com uma solução adequada às necessidades da empresa, terá a certeza de que estará a acompanhar a evolução fiscal continuamente.
Mas como automatizar a faturação de um negócio online? Simples: integrando a plataforma digital ou a loja online com um sistema de faturação.
Como automatizar a faturação?
A nova geração de consumidores e os novos hábitos de consumo não perdoam: os clientes esperam entregas mais rápidas e processos de compra mais ágeis. Para responder a estas exigências, cada venda precisa de ser processada de forma quase imediata. Com o processo de faturação manual, é provável que ocorram muitos erros e atrasos nas emissões das faturas, além de ter de dedicar uma grande quantidade de recursos para esta tarefa. Neste caso, o segredo é investir na automatização. Mas vamos começar pelo início.
Conhecer o ciclo de faturação
Antes de começar a vender, é essencial compreender o ciclo de faturação. Num negócio online, a fatura é emitida após o produto ter sido pago. Estes são os passos:
- Encomenda do cliente na loja online
- Pagamento após pedido de encomenda
- Emissão da Fatura-Recibo
1. Emissão de faturas
Aqui começa a automatização. Tal como vender, o processo de emissão das faturas é extremamente importante para qualquer empresa. Por isso, agilizar esse processo é o segredo para a simplificação de toda a gestão do negócio. Assim, automatizar a faturação, com o objetivo de reduzir os recursos gastos em tarefas repetitivas e sujeitas a erro, apenas depende do recurso a um software de faturação.
2. Software de faturação
Em Portugal, a utilização de um software de faturação certificado é obrigatória para emitir documentos com validade fiscal. Simultaneamente, é também obrigatória a comunicação da faturação à Autoridade Tributária (AT), automaticamente ou através do envio de um ficheiro SAFT-PT.
Mas a necessidade de apostar num software de faturação não passa apenas pela sua obrigatoriedade legal. Um software de faturação facilita o controlo dos ciclos de compra e venda, desde a orçamentação, passando pelas encomendas, até à cobrança.
3. Processamento de grandes quantidades de documentos
Depois de enraizado o negócio online e os processos de venda e faturação agilizados, coloca-se outra questão: como garantir a segurança, velocidade de processamento e solidez na emissão de grandes quantidades de faturas?
Num mercado onde os negócios são cada vez mais dinâmicos e todos os dias surgem novos desafios, ter uma soluçãode faturação que permitasimplificar a gestão das atividades empresariais através de processos automatizadosdeve ser uma preocupação para quem gere negócios.
Alcançar a velocidade de processamento, segurança e compliance fiscal dos workflows de faturação deve ser uma prioridade. E o segredo está na integração. Ao integrar o seu workflow de faturação, emite faturas com toda a segurança, sem se preocupar com a quantidade de documentos ou questões legais.
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