A automatização de processos: os benefícios e as desvantagens
Já não estamos perante um paradigma que questiona qual será o poder da tecnologia nos negócios ou na vida quotidiana. A tecnologia já faz parte do dia a dia de qualquer pessoa, empresa ou negócio. Hoje, o que se questiona é como otimizar a utilização da tecnologia, seja em que cenário for. E na automatização de processos? Qual é o papel da tecnologia?
A automatização de processos e o papel da tecnologia
Tal como o nome indica, a automatização de processos consiste na correta utilização de tecnologia que possibilita automatizar processos maioritariamente executados por recursos humanos, com o objetivo de os simplificar e otimizar a sua operação, com a inerente melhoria dos resultados na execução desses processos.
Quais são as vantagens da automatização de processos?
A execução automatizada de processos origina a oportunidade de fazer evoluir alguns processos de negócio de forma a otimizar a interação com os recursos humanos.
Assim, podemos identificar dois benefícios para a automatização de processos: a simplificação dos processos e a melhoria operacional.
Simplificação de processos
Resulta de uma das etapas essenciais do processo de automatização: a análise aos processos. A ação de automatização de processos numa organização deverá ser sempre precedida de uma análise aos processos que se pretendem automatizar, de forma a verificar se estão a ser efetuados da forma mais eficiente, se tiram partido da informação disponível na organização e se podem ser otimizados em termos de fases de execução.
Melhoria operacional
Está em grande parte associada à redução de erros e à otimização do tempo de execução. A eliminação de tarefas repetitivas e pouco motivantes realizadas por recursos humanos que, em algumas situações, apresentam algum grau de complexidade – por poderem ter que associar diferentes fontes de informação –, sem que seja necessária uma tomada de decisão complexa, contribui, definitivamente, para a otimização da execução dos processos e dos resultados que se esperam. Havendo esta otimização de execução e a redução de possíveis erros acaba por, naturalmente, também ser alcançada uma redução de custos.
A este fator de melhoria operacional podemos também associar a disponibilidade para a realização dos processos. Efetivamente a execução automática de processos possibilita a execução continua e sem interrupções, que não é possível quando estes processos são efetuados pelos recursos humanos.
Produtividade
O facto da automatização de processos retirar a execução de tarefas repetitivas e pouco motivantes pode ser um fator de motivação das equipas e, claro, o fio condutor para o aumento da produtividade. A possibilidade de alocar o potencial de cada recurso humano a ações e tarefas de maior relevância numa organização, retirando-os de tarefas monótonas, contribui para um maior envolvimento e empenho das equipas na evolução de uma organização.
Segurança
Todos sabemos que um dos maiores pontos de falha na segurança de informação está associada a falhas humanas. Nesta situação, se reduzimos ou eliminamos a intervenção humana, também contribuímos para melhoria da segurança da informação.
Visão mais clara dos processos
Os dados que se podem obter sistematicamente da execução dos processos e que, devidamente analisados, possibilitam-nos conhecer com mais detalhe como estão a ser executados os processos, o seu tempo de execução, os erros mais frequentes e os seus pontos estrangulamento. Dessa forma será possível proceder à continua otimização dos processos, tendo por base a informação recolhida de monitorização e controlo, possibilitando, assim, a correta tomada de decisão relativamente à sua evolução funcional.
E as desvantagens?
Naturalmente, quando estamos a adotar uma determinada tecnologia ou a promover uma mudança mais disruptiva, poderão sempre surgir alguns fatores menos positivos.
Existem, essencialmente, dois fatores menos positivos da automatização de processos: o investimento inicial que é necessário efetuar – em termos de análise, implementação e teste dos processos que se pretendem automatizar – e a menor flexibilidade para a execução de processos.
A automatização de processos pode ser adotada por que tipo de organizações e setores?
Quando pensamos na automatização de processos, a nossa atenção centra-se, normalmente, em setores de atividade que têm associado um maior peso processual, como, por exemplo, Seguros ou Banca. No entanto, podemos considerar que qualquer organização, em qualquer setor de atividade pode considerar a adoção desta evolução tecnológica.
Todas as organizações têm no seu universo colaboradores, clientes, fornecedores ou parceiros de atividade. Em todas as organizações estão definidos processos negócio ou fluxos funcionais.
A tecnologia que possibilita a automatização de processos pode ser utilizada quer para processos internos, quer para processos externos. Assim sendo, qualquer processo que uma organização identifique com potencial de ser melhorado é passível de ser automatizado, no seu todo ou, pelo menos, em parte.
A título de exemplo apresentamos alguns processos em que poderá ser utilizada a automatização:
- Distribuição / Logística - Roteamento, etiquetagem e rastreamento automatizado de remessas.
- Marketing e vendas - E-mail marketing automatizado, propostas de vendas, acompanhamento de vendas e relatórios.
- Serviços técnicos e de TI - Manutenção automatizada e relatórios de status, tickets e resoluções de problemas e relatórios automatizados.
- Obrigações administrativas – Algumas funções automatizadas de RH, como inscrição de benefícios para funcionários e folha de pagamento automatizada, desde o rastreamento do tempo até cálculos de retenção de impostos e processamento de pagamentos.
Existem requisitos para colocar em prática a automatização de processos?
O principal requisito que uma organização deverá cumprir é o de conhecer os seus processos e de identificar o que é que pretende com o seu automatismo. Assegurando o primeiro ponto será possível identificar:
- Os processos mais adequados para se proceder à automatização;
- A evolução/alteração funcional;
- As fontes de informação e aplicações envolvidas em cada processo com as respetivas integrações;
- As situações de exceção e como devem ser tratadas;
- Os níveis de desempenho e operacionais pretendidos;
- As áreas de conhecimento e tecnologias em que será necessário investir.
Para a obtenção desta informação será necessário ter o envolvimento das equipas que melhor conhecem os fluxos/processos de negócio e que poderão contribuir para uma análise crítica e de otimização dos mesmos.
A automatização de processos ganha um novo significado
Na base da transformação digital está, certamente, a automatização de processos e estes podem contribuir para a transformação de modelo negócio de uma organização, seja no que produz, seja na forma como se relaciona com os seus clientes e parceiros de negócio.
Esta proximidade e acompanhamento que todos exigimos e que é facilitado com a automatização de processos só é alcançável quando conseguimos ter o controlo e acompanhamento de cada processo. E é possível tê-lo com o acesso à tecnologia certa. O ERP PRIMAVERA é um sistema de gestão inteligente que não só automatiza todas as operações administrativas, como agiliza a gestão empresarial!
Ter um sistema ágil, que garanta facilidade de acesso à informação é hoje uma necessidade indiscutível. Podemos, assim, concluir que a automatização de processos é um dos pilares da transformação digital que as organizações procuram.
